Admicom Flexin varastotoiminnallisuudet otetaan käyttöön erikseen, varastotoiminnallisuudet eivät siis ole oletuksena päällä. Varastotoiminnallisuus on hyödyllinen erityisesti silloin, kun käytössäsi on myös ostojen tuonti ja ostoilta tulevia tarvikkeita varastoidaan. Varastotoiminnallisuuksia voi käyttää myös ilman Flexin ostojen tuonti -ominaisuuksia, silloin varastoon tulevat tarvikkeet kirjataan manuaalisesti. Tarvikkeen varastosaldo vähenee automaattisesti, kun tarvike käytetään tehtävällä.
Jos haluat varastotoiminnallisuudet käyttöösi, ota yhteyttä tukeemme tuki@hillava.com.
Varastojen käyttöönotto
Jos käytössänne ei ole aiemmin ollut varastonhallintaa, suosittelemme aloittamaan kevyesti, eli luomaan yhden varaston. Käytännössä varastosiirrot (eli tarvikkeiden saldojen kirjaaminen varastosta toiseen) jäävät helposti tekemättä ja useiden varastojen saldot eivät pidemmän päälle pysy luotettavina. Aloittamalla käytön kevyesti yhdellä varastolla, pääsette alkuun ja monimutkaisuutta voi aina myöhemmin lisätä.
Määrittele mitä tuotteita varastoidaan
Varastonhallinnan käyttöönoton yhteydessä kaikki tuotteet varastoidaan oletuksena. Käy poistamassa ei-varastoitavien tuotteiden kohdalta "Varastoitava"-asetus. Tälläisiä tuotteita ovat ainakin kaikki tuntihinnat, ateriakorvaukset jne.
- Mene Tuotteet-näkymään ja etsi esimerkiksi Omat tuotteet -tuotekategorian tuotteet ja muokkaa haluamiasi tuotteita ja poista "Varastoitava"-asetus.
Varastojen luonti
- Mene näkymään Asetukset - Tuotteet ja laskutus - Varastot.
- Luo haluamasi varasto/varastot.
- Aseta luomasi varasto oletusvarastoksi valitsemalla varasto ja valitsemalla alareunan toimintopainikkeista "Aseta oletukseksi".
- Oletusvarasto kannattaa ehdottomasti asettaa, koska käyttöliittymässä tehtävien klikkausten määrä vähenee, kun oletusvarasto on asetettu.
Varastosaldojen täsmäys/ Inventointi
Aseta varastosaldot kullekin tuotteelle. Voit asettaa varastosaldot kahdesta eri näkymästä, joko tuotelähtöisesti tai varastolähtöisesti. Varastotoiminnallisuuksien käyttöönoton yhteydessä saldot voidaan asettaa myös olemassa olevan inventaariolistanne pohjalta tukemme toimesta.
Varastosaldojen asettaminen tuotelähtöisesti:
- Mene Tuotteet - Nimikkeet -näkymään ja valitse tuote, jolle haluat asettaa varastosaldon.
- Tuotekohtaisessa näkymässä mene tuotteen Varastosaldot-välilehdelle ja valitse "Luo".
- Valitse varasto, aseta saldo ja tallenna.
Varastosaldojen asettaminen varastolähtöisesti:
- Mene näkymään Tuotteet - Varasto.
- Valitse "Luo".
- Valitse varasto, valitse tuote, aseta saldo ja tallenna.
Varastojen käyttö
Varastosaldojen tarkastelu
Voit tarkastella tietyn tuotteen varastosaldoja joko Tuotteet - Nimikkeet -näkymässä tai Tuotteet - Varasto -näkymässä.
Milloin varastoon kirjataan tarvikkeita?
Jos käytössäsi on ostojen kierrätys, varastoon kirjataan tarvikkeita automaattisesti ostolta tulevan ostorivin perusteella, jos ostettu tuote on varastoitava. Tuotteet kirjataan automaattisesti oletusvarastoon. Jos käytössänne ei ole ostojen kierrätystä, tulee kirjaukset varastoon tehdä manuaalisesti silloin, kun varastoon tulee lisää tarvikkeita.
Ostoilta tulevat tarvikkeet voidaan kirjata automaattisesti myös muuhun kuin oletusvarastoon. Silloin ostolla on oltava viitetietona varaston tunniste muun viitteen jälkeen kauttaviivalla erotettuna esim. "tehtävänumero/varaston tunniste".
Milloin varastosta käytetään tarvikkeita? Miten voin ohittaa varaston valinnan?
Varaston saldo vähenee, kun tarvike kirjataan tehtävälle. Tarvikekirjauksen yhteydessä käyttäjän tulee valita, mistä varastosta tarvike käytetään. Käyttäjä voi myös ohittaa varaston valinnan. Varaston valinta ohitetaan esimerkiksi silloin, jos tuote on ostettu suoraan kuitille ja se käytetään heti, eli tuote ei ole ikinä kirjautunut varastoon saldoksi.