Admicom Flexissä tehtävä liittyy yleensä johonkin työkohteeseen ja kohde liittyy toimitusasiakkaaseen ja laskutusasiakkaaseen.

Toimitusasiakas on se asiakas, jolle työ toimitetaan ja jolle esimerkiksi saattaa olla tarpeellista soittaa työsuorituksen edetessä. Laskutusasiakas taas on se asiakas, jolle lasku toimitetaan.

Esimerkkikuvassa on tehtävänä korjata vuotava vessa kerrostalossa. Toimitusasiakas on Arto Asukas, joka osaa kertoa miten vuoto ilmenee mutta lasku lähetetään kuitenkin kauttalaskutuksena isännöitsijälle, joka hoitaa laskun maksun. 

Tehtävän toimitusasiakas ja laskutusasiakas voivat myös olla yksi ja sama. Silloinkin ne tulevat työn kohteen kautta.

Yksinkertaisimmillaan tehtävä voi liittyä suoraan yhteen asiakkaaseen, joka on sekä toimitus- että laskutusasiakas. 

Toisaalta tehtävä voi liittyä myös vain työn kohteeseen ilman toimistus- ja laskutusasiakasta.

Tehtävän luonti

1. Mene Tehtävät-näkymään.
2. Valitse vasemmasta alareunasta "Luo".
3. Täytä tehtävän tiedot.
   • Työn kohde -kenttä tulee näkyviin, kun olet valinnut tehtävän tyypin.

Tehtävätyypin asetuksista riippuen eri kentät voivat olla pakollisia. Tehtävälle tulee vähintäänkin valita tyyppi, aloituspvm ja työmääräarvio.

Tehtävän perustiedot

• Tyyppi
  • Tehtävän tehtävätyyppi. Tehtävätyypille on asetuksissa määritelty käytettävissä olevat tehtävän kohteet. 
  • Tehtävätyyppi määrittelee mm. seuraavat tiedot: onko tehtävä laskutettava, minkälaisia luokitteluja tehtävällä on, mitä tietoja tehtävälle voi täyttää, mitkä tehtäväkategoriat ovat käytettävissä jne.
  • Tehtävätyypit on määritelty käyttöönoton yhteydessä ja pääkäyttäjänne voi tarvittaessa muokata tehtävätyyppejä.
• Tehtävän kohde/projekti/muu mihin työ kohdistuu
  • Tehtävän kohteeksi valitaan se mihin työ kohdistuu. Joillain tehtävätyypeillä kohdetta ei välttämättä ole pakollista tai edes mahdollista valita.
  • Tehtävän kohteen saat valittua, kun alat kirjoittamaan kenttään kohteen nimeä. Jos et muista kohteen täsmällistä nimeä, kannattaa hakusanan alkuun laittaa %-merkki. Tällöin haku palauttaa kaikki kohteet, joissa kyseinen sana esiintyy.
• Otsikko
  • Tehtävän otsikko, joka näkyy listausnäkymissä sekä pääkäyttöliittymässä että mobiilissa. 
• Kuvaus
  • Tehtävän tarkempi kuvaus. Tehtävän kuvaus näkyy työntekijällä mobiilissa sekä asetuksista riippuen myös laskulla sekä tehtävätulosteella.
• Toivottu aloituspvm ja Toivottu valmistumispvm
  • Tehtävälle voidaan asettaa toivottu suoritusajankohta. Jos asiakas on esimerkiksi toivonut, että tehtävä suoritetaan viikolla 10, tulee toivotuksi aloituspäiväksi asettaa kyseisen viikon maanantai ja toivotuksi valmistumispäiväksi kyseisen viikon perjantai.
  • Toivottua suoritusajankohtaa ei ole pakko asettaa.
• Aloituspvm
  • Tehtävän aloituspäivämäärä. 
  • Tehtävälle ei aseteta lopetuspäivämäärää, vaan tehtävän lopetuspäivämäärä lasketaan automaattisesti aloituspäivämäärän ja työmääräarvion perusteella. 
  • Lopetuspäivän laskemisessa käytetään oletuksena 8 tunnin työpäivää.
• Aloitusaika
  • Tehtävätyypin asetuksista riippuen tehtävälle voidaan asettaa myös aloituskellonaika.
  • Aloitusaika näkyy mobiilissa.
• Kiinteä aloituspvm
  • Kiinteä aloituspäivämäärä -valinta on käyttäjän toimintaa ohjaava. Jos tehtävälle on asetettu valinta päälle, Suunnittelu-näkymässä näytetään lukon kuva tehtäväpalkissa. Kiinteä aloituspäivä ei kuitenkaan estä tehtävän aikataulumuutoksia.
• Työmääräarvio
  • Tehtävän työmääräarvio tunneissa.
• Aseta kiinteä lopetuspäivä
  • Oletuksena tehtävän lopetuspäivä lasketaan aloituspäivän ja työmääräarvion perusteella. Tarvittaessa tehtävälle voi asettaa kiinteän lopetuspäivän, jolloin lopetuspäivää ei lasketa, vaan se on käyttäjän asettama.
• Poikkeava työaika
  • Oletuksena tehtäviä suoritetaan vain arkipäivinä ja tehtävän lopetuspäivän laskennassa otetaan huomioon vain arkipäivät. Mikäli tehtävää saa suorittaa myös lauantaina, sunnuntaina tai juhlapyhänä, tulee tehtävälle valita poikkeava työaika, jotta tehtävän lopetusajankohta lasketaan oikein. 

Tehtävän toimitustiedot

Tehtävän toimitustiedot tulevat oletuksena tehtävän kohteelta. Tehtävätyypin asetuksista riippuen tehtävälle voi myös määrittää tehtäväkohtaisen toimitusosoitteen.

Tehtävän toimitusosoite ja toimitusasiakas näkyvät työntekijällä mobiilissa.

Tehtävän laskutustiedot

Tehtävän laskutustiedot tulevat oletuksena tehtävän kohteen laskutusasiakkaalta. Tehtävätyypin asetuksista riippuen tehtävälle voi myös määrittää tehtäväkohtaisen laskutusasiakkaan.

Tehtävän laskutustiedot eivät näy työntekijällä mobiilissa.

Tehtävän lisätiedot

Tarvittaessa tehtävälle voi kertoa lisätietoja ja huomioita, jotka voidaan myös tulostaa tehtävätulosteelle. Tehtävätyypin asetuksista riippuen, Lisätiedot-välilehti ei välttämättä ole näkyvissä ja pitää tehtävätyyppi kohtaisesti asettaa näkyviin.

Lisätietoja -kenttä

Tehtävän lisätiedot- kenttä näkyy myös Android sovelluksessa oman tehtävän alla, mikäli kenttään on syötetty tekstiä. Työnjohtaja näkee lisätietoja kentän myös kaikki tehtävät -valikon kautta.

Android sovelluksen käyttäjät pystyvät syöttämään lisätieto -kenttään tietoja (ominaisuus ei ole tuettu selainmobiilissa). Kenttään jo muiden toimesta syötettyä tietoja mobiilikäyttäjä ei pysty muokkaamaan. Oman tehtävän tiedot -välilehdellä on tehtävän oikeassa yläkulmassa kolme pistettä, joiden kautta avautuu valikko "Lisää lisätieto". Tästä painamalla Android sovelluksen käyttäjä saa lisättyä tehtävää koskevan yleisen kommentin. Kommentin eteen tallentuu aina kommentin luontihetken päivämäärä, kellonaika sekä käyttäjän nimi. Tallennuksen jälkeen käyttäjä ei pysty enää muokkaamaan tehtyä kommenttia eikä poistamaan sitä. Android sovelluksessa lisätyt kommentit eivät yliaja olemassa olevaa lisätieto -kentän tekstiä, vaan tulevat aina kentän sisällön jatkeeksi.

Pääkäyttöliittymässä kommentit näkyvät tavanomaisena tekstinä lisätieto kentässä ja tekstiä voidaan vapaasti muokata/poistaa. 

Lisätietoja-kenttä on mahdollista nostaa laskulle. Tehtävätyypin asetuksissa voidaan valita "Lisää tehtävän lisätieto laskurivinä", jolloin tehtävän lisätiedot näkyvät laskulla.

Huomioita -kenttä

Huomioita -kenttä ei näy Android sovelluksessa eikä selainmobiilissa, vaan se on tarkoitettu sisäiseen kommunikointiin pääkäyttöliittymässä, esim. laskutukseen liittyvää tarkennusta varten.

Tehtävän luokittelut

Tehtävätyypin asetuksista riippuen, tehtävä voidaan mahdollisesti myös luokitella. Tehtävätyypin asetuksista riippuen tehtävä voi myös periä tehtävän kohteen luokittelut.

Erityisen tärkeää tehtävän oikea luokittelu on silloin, kun on käytössä rajaavat luokittelut. Jos tehtävää ei ole luokiteltu oikein, työntekijät eivät näe tehtävää.