Käyttöoikeuksien hallinta

Muokattu Fri, 02 Feb 2024 klo 12:03 PM

Admicom Flexin pääkäyttäjät ja työnjohtajat voivat luoda ja poistaa käyttäjiä sekä antaa ja poistaa käyttäjiltä käyttöoikeuksia. Vain pääkäyttäjällä on oikeus tilata lisää käyttöoikeuksia tai päättää käyttöoikeuden tilaus. 

Aikaisemmin käyttöoikeuksien hallinta on tapahtunut tukemme kautta. Jos teille ei vielä ole opastettu käyttöoikeuksien hallintaa, ota yhteyttä tukeemme ja opastuksen jälkeen pääsette itse hallinnoimaan käyttöoikeuksia Flexissä tuki@hillava.com.

SISÄLTÖ

Vakiolisenssien hallinta

Pääset näkemään käytössä ja vapaana olevat lisenssit Flexissä kohdasta Asetukset - Tilaus. Flexin järjestelmään sisältyy kolme pääkäyttäjä-tason vakiolisenssiä - kyseisiä lisenssejä ei ole mahdollista poistaa/perua. Mikäli olet luomassa uutta käyttäjää - tarkistathan aina, onko vakiolisenssejä vapaana (kolme ylintä lisenssiäja lisäät uuden käyttäjän vapaana olevaan lisenssiin. Vaikka vakiolisenssit ovat käyttöoikeustyypiltään pääkäyttäjätasoisia - on ne mahdollista ottaa käyttöön myös alemman tason käyttäjätyypeille (työnjohtaja ja työntekijä). 

Voimassa olevien käyttöoikeuksien määrä ja tilausjakso

Vain pääkäyttäjälle.

  1. Mene näkymään Asetukset - Tilaus - Käyttöoikeudet.
  2. Näet täällä tilauksenne voimassa olevat käyttöoikeudet ja sen, onko tilattu käyttöoikeus käytössä.
  3. Näkymän alareunassa näet, milloin seuraava tilausjakso (eli laskutusjakso) alkaa.

/helpdesk/attachments/101067139941 Huom! Uuden tilausjakson alkaessa lasku tulee aina automaattisesti voimassa olevien lisenssitilauksien määrän mukaan. Huomioithan, että myös vapaana olevat lisenssitilaukset laskutetaan aina seuraavan tilauskauden alkaessa kauden pituuden mukaisesti etukäteen. Mikäli käyttäjämäärä vähenee, on ylimääräisten lisenssitilauksien tilaus lopetettava ennen uuden jakson alkua, jotta seuraavalla tilausjaksolla huomioidaan vähentyneet käyttöoikeudet.

Uuden käyttäjän luominen ja käyttöoikeuden antaminen

Pääkäyttäjä tai työnjohtaja.

  1. Mene näkymään Resurssit - Resurssit.
  2. Valitse vasemmasta alareunasta Luo.
  3. Valitse Tyyppi - Tyyppi vaikuttaa siihen, mihin käyttöliittymiin käyttäjä pääsee, katso oletuskäyttöoikeustasot täältä.
  4. Syötä muut käyttäjän perustiedot ja työntekijätiedot.
  5. Tallenna uusi käyttäjä. Olet nyt luonut uuden käyttäjän, mutta et ole vielä antanut käyttäjälle käyttöoikeutta. Valitse alareunasta "Anna käyttöoikeus".
    • Jos teillä on vapaita käyttöoikeuksia, niin järjestelmä antaa vapaana olevan käyttöoikeuden uudelle käyttäjälle. Jos vapaana olevia käyttöoikeuksia ei ole, pääkäyttäjä samalla tilata uuden käyttöoikeuden.

Käyttäjä vaihtuu - Miten siirrän käyttöoikeuden aikaisemmalta käyttäjältä uudelle?

Pääkäyttäjä tai työnjohtaja.

Flexin käyttäjä voi vaihtua, jos teiltä esimerkiksi poistuu vanha työntekijä ja hänen tilalleen tulee uusi työntekijä.

  1. Katso ylempää tältä sivulta ohje uuden käyttäjän luomiseen.
  2. Sinun tulee ensin poistaa käyttöoikeus vanhalta käyttäjältä, jotta voit siirtää sen uudelle käyttäjälle. 
  3. Resurssit - Resurssit -näkymässä valitse käyttäjä, jonka käyttöoikeuden haluat poistaa. Valitse alareunasta "Peru käyttöoikeus".
  4. Valitse uusi käyttäjä, jolle haluat antaa käyttöoikeuden. Valitse alareunasta "Anna käyttöoikeus".

/helpdesk/attachments/101067139941 Vaikka käyttäjä ei enää käytä järjestelmää, ei itse resurssia tule poistaa. Resurssin tekemät kirjaukset jäävät näin järjestelmään säilöön ja resurssi voidaan tarvittaessa aktivoida uudelleen.

Käyttäjätason vaihto

Kun olemassa olevan käyttäjän käyttäjätaso vaihdetaan, voidaan hänen käyttötasoa joko laskea tai nostaa.

Kun käyttötasoa lasketaan ylemmältä tasolta alemmalle tasolle (esim. pääkäyttäjä/ työnjohtaja -> työntekijä) voidaan muutos tehdä suoraan muokkaamalla resurssin "Tyyppi" valintaa. Muutos astuu voimaan heti tallentaessa.

Kun käyttötasoa nostetaan alemmalta tasolta ylemmälle tasolle (työntekijä -> pääkäyttäjä/ työnjohtaja) pitää resurssin käyttöoikeus hetkellisesti perua, jotta käyttötyyppi voidaan muuttaa resurssille.

  1. Mene näkymään Resurssit - Resurssit.
  2. Valitse haluttu käyttäjä.
  3. Valitse alareunasta "Peru käyttöoikeus".
  4. Ota resurssi muokkaukseen ja vaihda kenttään "Tyyppi" haluttu korkeamman tason käyttöoikeustaso - Tallenna.
  5. Valitse alareunasta jälleen "Anna käyttöoikeus".

Käyttäjä poistuu - Miten päätän työntekijän käyttöoikeuden ja päätän käyttöoikeuden tilauksen?

Vain pääkäyttäjälle.

Flexin käyttäjä voi poistua, jos teiltä esimerkiksi poistuu työntekijä ja hänen tilalleen ei tule uutta työntekijää.

  1. Mene näkymään Resurssit - Resurssit.
  2. Valitse poistuva käyttäjä.
  3. Valitse alareunasta "Peru käyttöoikeus". Käyttäjällä ei ole enää käyttöoikeutta ja teillä on yksi vapaa käyttöoikeus. Sinun tulee vielä päättää käyttäjän käytettävyys ja perua käyttöoikeustilaus.
  4. Käyttäjän käytettävyyden päättäminen:
    • Päätä käyttäjän käytettävyys, jotta käyttäjä poistuu Suunnittelu-näkymästä ja resursoinnista. Mene välilehdelle Resurssit - Käytettävyys.
    • Valitse Resurssi-hakuehdoksi poistuva käyttäjä.
    • Valitse kyseisen resurssin Käytettävyys-jakso, jolla ei ole loppupäivämäärää.
    • Aseta loppupäivämäärä ja tallenna. Resurssi poistuu Suunnittelu-näkymästä eikä häntä voi enää resursoida tehtäville. 
  5. Käyttöoikeuden tilauksen peruminen
    • Jos työntekijän tilalle ei ole tulossa uutta työntekijää, kannattaa myös käyttöoikeuden tilaus perua, jotta ette maksa turhaan käyttöoikeudesta.
    • Mene näkymään Asetukset - Tilaus. Päivitä näkymä oikean alakulman Päivitä-painikkeesta.
    • Valitse vapaana oleva käyttöoikeus ja valitse "Peru tilaus".

/helpdesk/attachments/101067139941 Vaikka käyttäjä ei enää käytä järjestelmää, ei itse resurssia tule poistaa. Resurssin tekemät kirjaukset jäävät näin järjestelmään säilöön ja resurssi voidaan tarvittaessa aktivoida uudelleen. Resurssin poisto on käyttäjän roolitasolla lähtökohtaisesti estetty. Mikäli resurssien poisto-oikeus tarvitaan järjestelmän pääkäyttäjille, voitte olla yhteydessä tuki@hillava.com asian tiimoilta.

Käyttäjä palaa - Miten aktivoin käyttöoikeuden uudelleen?

Pääkäyttäjä tai työnjohtaja.

Jos käyttäjä on käyttänyt aiemminkin Flexiä on uudelleenaktivoinnin yhteydessä myös luotava käyttäjälle käytettävyys, jotta käyttäjän pääsee resursoimaan.

  1.  Mene näkymään Resurssit - Resurssit.
  2. Valitse käyttäjä, jonka käyttöoikeuden haluat aktivoida.
  3. Valitse alareunasta "Anna käyttöoikeus".
    • Jos teillä on vapaita käyttöoikeuksia, niin järjestelmä antaa vapaana olevan käyttöoikeuden uudelle käyttäjälle. Jos vapaana olevia käyttöoikeuksia ei ole, pääkäyttäjä samalla tilata uuden käyttöoikeuden.
  4. Lisäksi luo käyttäjälle käytettävyys seuraavasti:
    1. Mene Resurssit - Käytettävyys -näkymään.
    2. Valitse alareunasta "Luo".
      • Valitse resurssi
      • Tyyppi: Käytettävissä
      • Alkupvm: Se päivämäärä, josta eteenpäin henkilö on taas resursoitavissa
      • Työaika/vrk: henkilön vuorokauden työaika, yleensä 7,5 tai 8

Hakusanat: käyttäjät, käyttäjä, käyttö