Luokittelut - Aloita tästä

Muokattu Fri, 24 Mar 2023 klo 04:11 PM

Hillavassa voidaan luokitella tietoa kattavasti. Luokittelu on käytännössä yksittäiselle tiedolle annettu metatieto, jonka avulla Hillava ryhmittelee, hakee ja tunnistaa kattavasti erilaisia tietoja.

Luokittelut helpottavat samantyyppisen tiedon tunnistamista käyttöliittymässä ja luokittelujen avulla voi helposti hakea samantyyppistä tietoa, kuten työntekijöitä, tehtäviä, asiakkaita, työnkohteita jne. Luokittelurakenne voi olla hierarkinen.

Rajaavan luokittelun avulla voidaan myös rajata käyttäjälle näytettävää tietosisältöä. Rajaavien luokittelujen käyttöönottoa varten ota yhteyttä tukeemme tuki@hillava.com.

Voit luokitella vapaasti haluamillasi luokittelutiedoilla seuraavia tietoja:

  • Asiakkaat
  • Työn kohteet
  • Tehtävät
  • Resurssit
  • Tuotteet
    • Tuotteiden luokittelu tapahtuu Tuoteryhmien ja Tuotekategorioiden
      kautta Tuotteet-valikossa.

Luokittelun luonti

  1. Mene näkymään Asetukset - Yleistä - Luokittelut.
  2. Valitset "Luo".
  3. Täytä tiedot avautuvassa luonti-ikkunassa.

  • Tunniste
    • Tunnistetta käytetään esimerkiksi integraatioissa sekä silloin, jos luokittelu on rajaava.
    • Huomioi, että mikäli olemassa olevalla luokittelulla on tunniste, tietoa ei saa missään nimessä muuttaa!
  • Tyypin nimi
    • Tyypin nimi eli luokan nimi. Nimen kannattaa olla mahdollisimman kuvaava.
  • Rajaava
    • Rajaava-määritystä käytetään, mikäli luokittelulla halutaan rajata käyttäjän näkemää tietosisältöä siten, että käyttäjä näkee vain sisällön, jolla on tietty luokittelu.
    • Jos haluat luoda rajaavan luokittelun, ota yhteyttä tukeemme (tuki@hillava.com). Tukipalvelumme auttaa määrittelemään luokittelun oikein myös resurssiryhmille.
    • Huomioi, että mikäli olemassa oleva luokittelu on asetettu rajaavaksi, saattaa rajausasetuksen poistaminen tuoda käyttäjien näkyville tietoa, jota he eivät saisi nähdä!
  • Laskentakohde käytössä
    • Jos luokittelulle on määritelty, että sitä käytetään laskentakohteena (kustannuspaikkana), niin tämän luokittelun perusteella viedään laskentakohde/kustannuspaikkatietoa taloushallinnon järjestelmään.
    • Jos luokittelua, joka on laskentakohde, käytetään laskentakohteena esimerkiksi tehtävätyypillä, on suositeltavaa, että luokkavalinta on pakollinen. Pakollisuus asetetaan tehtävätyypin asetuksissa.
  • Estä usean luokan valinta
    • Kun tämä asetus on päällä, voi kyseisen luokittelun luokista valita yhdellä kertaa vain yhden luokan.
    • Jos luokittelua käytetään laskentakohteena (edellinen asetus) on aina suositeltavaa, että myös tämä asetus on päällä.

Luokan luonti

  1. Mene näkymään Asetukset - Yleistä - Luokittelut.
  2. Valitset haluamasi luokittelu ja valitse "Näytä".
  3. Avautuvassa luokittelu-näkymässä valitse "Luo".
  4. Täytä tiedot avautuvassa luonti-ikkunassa.

  • Luokan nimi
    • Luokan nimen kannattaa olla aina mahdollisimman kuvaava.
  • Tunniste
    • Tunnistetta käytetään esimerkiksi integraatioissa sekä silloin, jos luokittelu on rajaava.
    • Huomioi, että mikäli olemassa olevalla luokittelulla on tunniste, tietoa ei saa missään nimessä muuttaa!

Hierarkisen luokittelun luonti

  1. Mene näkymään Asetukset - Yleistä - Luokittelut.
  2. Valitset haluamasi luokittelu ja valitse "Näytä".
  3. Avautuvassa luokittelu-näkymässä valitse luokka, jonka alle haluat luoda aliluokan.
  4. Valitse "Luo".
  5. Täytä tiedot avautuvassa luonti-ikkunassa.

Esimerkki Oy:n luokittelut

Esimerkki Oy on halunnut luokitella työntekijät tiimien mukaan. Tällöin esimerkiksi Hillavan Suunnittelu-näkymässä saa helposti rajattua näkyviin vain tietyn tiimin resurssit ja tehtävät.

Esimerkki Oy on luonut luokittelun "Tiimi" ja sen alle luokat "Asennus", "Huolto" ja "Päivystys".