Automaattiviestit/ Tiedotteet

Muokattu Fri, 24 May 2024 klo 01:09 PM

Admicom Flexistä on mahdollista lähettää automaattisesti tiedotteita sähköposti- ja tekstiviestimuodossa eri vastaanottajille. Vastaanottajina voi toimia asiakkaan kontakti, kohteen kontakti, tehtävän kontakti, resurssi tai joku kiinteä osoite. Viestistä voi lähettää myös kopion tai piilokopion haluamaansa osoitteeseen. 

Tiedotteet eivät ole oletuksena käytössä. Jos haluatte ominaisuutta käyttöön niin olkaa yhteydessä tuki@hillava.com.

/helpdesk/attachments/101067139952

Tekstiviestien kappalehinnan löydät sopimuksen mukana tulleesta hinnastosta. Laskutus pohjautuu lähetettyjen viestien määrään. 

Tiedotteiden lähetys

Tiedotteita voi olla useampia yhtä aikaa käytössä. Se, koska viesti lähtee, vaatii aina käyttäjän toiminteen tehtävällä tai työmääräimellä, on se sitten pääkäyttöliittymässä tai mobiilissa. Valmiita lähetysvaihtoehtoja on tehtävän luonnin yhteydessä, valmistumisesta, tai tehtävän resurssoinnista, tehtävän aloituksesta, keskeytyksestä tai resurssoinnin poistamisesta. 

Vastaanottaja

Vastaanottajana viestille voi olla useampia yhtäaikaisia tahoja. 

Asiakaskontakti

Jos viesti halutaan lähettää asiakkaan suuntaan ovat nämä aina vähintään Asiakkaat-valikon kautta luotuja kontakteja. Kontaktin voi liittää asiakkaalle, kohteelle, tarjoukselle, urakalle ja/tai tehtävälle yhteydeksi, joista voidaan poimia oikeaan tehtävään liittyvä vastaanottaja. Kontaktin ei siis ole pakko olla tehtävällä yhteytenä, vaan vastaanottaja voi olla asiakaskortilla yhteytenä pelkästään. 

Yhteydellä pitää olla valittuna vastaanottaako hän tiedotteista sähköposti- ja/tai tekstiviestiversioita. Jos kumpaakaan ei ole valittuna, ei yhteydelle lähetetä tiedotetta vaikka tiedote olisi aktiivinen ja yhteys olemassa Flexissä. 

Tehtävän työnjohtaja

Tiedote voidaan lähettää Flexin kyseisen tehtävän työnjohtajalle (jos tehtävälle on asetettu työnjohtaja). Lisää Asetukset - Tiedotteet - Vastaanottajat -näkymässä uusi vastaanottaja, jonka nimeksi määrittelet esimerkiksi "Tehtävän työnjohtaja". Aseta vastaanottajan sähköpostiosoite-kenttään #{task.responsible?.email} ja halutessasi matkapuhelinnumero-kenttään #{task.responsible?.mobile}.

Resurssi

Tiedote voidaan lähettää myös Flexin resurssille eli käyttäjälle. Jos esimerkiksi tehtävän resurssoinista halutaan lähettää vahvistus, tällöin resurssin on hyvä olla vastaanottaja.

/helpdesk/attachments/101067139952 Huom, resurssille voi lähettää vain resurssoinnista tai sen jälkeisistä tiloista tiedotteen. Tehtävän luonnista ei resurssille voida lähettää tiedotetta, koska luonti vaiheessa ei tehtävälle ole vielä informoitu resurssia.

Kiinteä vastaanottaja

Jos haluatte esimerkiksi aina kopion viestistä toimiston osoitteeseen tai tehtävän vastaanotosta pitää saada tietylle henkilölle tieto aina, voidaan vastaanottaja määritellä tiedotteiden vastaanottajissa täysin kiinteästi. Kiinteä vastaanottaja voi olla suoraan viestin saaja, kopiona viestissä tai piilokopiona. 

Lähettäjä

Tiedotteen lähettäjänä sähköposteissa täytyy oletuksena olla hillava.com -päätteinen osoite, koska viesti lähtee Flexin palvelimelta. Tässä kannattaa hyödyntää osoitetta "no-reply@hillava.com". Jos vastaanottaja yrittää vastata viestiin niin vastaus ei ohjaudu mihinkään. Tämän takia on hyvä viestissä informoida yrityksenne yhteystiedot. Alla enemmän tiedotteen sisällön määrittämisestä.

Tarvittaessa viestin lähettäjäksi voidaan asettaa myös oma sähköpostiosoitteenne, esimerkiksi asiakaspalvelu@yritys.fi. Tämän käyttöönotosta lisätietoja alempana.

Viestin sisältö

Tiedotteisiin voidaan sisällöllisesti määrittää kiinteää tekstiä vapaasti, mutta tietoa saadaan nostettua myös tägeillä esim tehtävän toimitusosoite, asiakkaan nimi jne. Alla on eroteltuna valmiit tägit, mitä tiedotteissa voi suoraan hyödyntää. Jos kaipaat muita tietoja tiedotteeseen voit olla yhteydessä tuki@hillava.com niin selvitetään onko tieto mahdollista nostaa tiedotteeseen ja miten. 

Työnumero#{task.key}
Tehtävän otsikko#{task.summary}
Tehtävän kuvaus#{task.description}
Tehtävän kohde#{task.node?.namePath}
Tehtävän toimitusosoite#{task.deliveryAddress?.toSingleLineString()}
Tehtävän toimitusasiakas#{task.deliveryCustomer?.name}
Tehtävän laskutusasiakas#{task.invoicingCustomer?.name}
Tehtävän luoja#{task.createdBy}
Tehtävän työnjohtaja#{task.responsible?.name}
Tehtävän työseloste (tuntikirjausten aikaleima, yhteenvetoasiakkaalta ja resurssin nimi)#{@workActivityUtils.print(task)}
Tehtävän aloituspäivämäärä (vvvv-kk-pp)#{task.beginDate}
Tehtävän aloitusaika (hh:mm:ss)#{task.beginTime}
Tehtävän aloituspäivämäärä (pp.kk.vvvv)#{new java.text.SimpleDateFormat("dd.MM.yyyy").format(task.beginDate)}
Tehtävän aloitusaika (hh.mm)#{new java.text.SimpleDateFormat("HH.mm").format(task.beginTime)}
Tehtävän toivottu aloituspvm (pp.kk.vvvv)#{new java.text.SimpleDateFormat("dd.MM.yyyy").format(task.requiredDateRange?.beginDate)}
Tehtävän yhteyshenkilö, jolle tiedote on lähetetty sähköpostilla. Huom! Ei kohteen/asiakkaan kautta tehtävällä näkyvä yhteyshenkilö, vaan tehtävälle suoraan lisätty. #{task.contacts.?[emailEnabled && deleted == null].![email]}

Työmääräimen aloituspäivämäärä
(pp.kk.vvvv)

#{new java.text.SimpleDateFormat("HH.mm").format(taskAssignment.beginDate)}

Työmääräimen aloituskellonaika
(hh.mm)

#{new java.text.SimpleDateFormat("HH.mm").format(taskAssignment.beginTime)}

Työmääräimen resurssin nimi

#{taskAssignment.resource.name}
Linkki Admicom Visionin tehtäväkohtaiseen kansioon#{ task.externalFolderPath > '' ? 'https://app.kotopro.com/newui/documents/':'' }#{ task.externalFolderPath > '' ? task.externalFolderPath:''}

Huomioi, että viestin vastaanottajalla tulee olla vähintäänkin lukuoikeus kyseiseen kansioon, jotta vastaanottaja näkee lomakkeet. Linkki lisätään viestiin vain jos tehtävältä löytyy linkki Visioniin. Jos

Voit vapaasti määrittää viestin otsikon sekä viestin sisällön. Otsikossa voi hyödyntää myös yllä mainittuja tägejä. Samat tägit toimivat niin sähköpostiviesteissä kuin tekstiviesteissä. Muista vain tekstiviestien osalta olla käyttämättä turhaan rivinvaihtoja, jotta merkkimäärä pysyisi mahdollisimman pienenä. 

Tekstiviestien veloitus tapahtuu Flex-laskutuksen yhteydessä toteuman mukaisesti. 

Tiedotteiden lähetys omasta sähköpostiosoitteesta/ Käyttöönotto

Jos haluatte lähettää automaattiviestejä omasta sähköpostiosoitteestanne niin lähetys otetaan käyttöön yhdessä asiakaspalvelumme kautta.

  1. Asiakaspalvelumme lisää sähköpostinlähetyspalveluun (Amazon Simple Email Service) yrityksenne lähetysosoitteen.
  2. Palvelusta lähtee sähköpostiosoitteeseenne vahvistusviesti.
    • Huomioi, että viesti ei tule Flexiltä, vaan lähettäjänä on Amazon Web Services ja otsikkona ”Email Address Verification Request in region Europe (Frankfurt)".
  3. Klikkaa sähköpostiin tulleessa viestissä olevaa vahvistuslinkkiä. Tämä vahvistus antaa Flexille luvan lähettää automaattiviestejä nimissänne.
  4. Aseta Flexissä Asetukset - Tiedotteet -näkymän kautta viestin lähettäjäksi juuri vahvistettu sähköpostiosoite.