Palkkalajisääntöjen avulla tulkitaan automaattisesti nauhoituksen kautta tehdyn työajan osalta palkkalaji, jolle työaikakirjaus luodaan.

Jos työaikakirjaus luodaan käsin, kirjausta ei tulkita palkkalajisäännöstön mukaan, eli silloin työntekijä valitsee itse kirjauksen palkkalajin.

Palkkalajisäännöstön avulla voidaan myös määritellä kirjauksen laskutuspyöristys sekä tarvittaessa laskutuskerroin.

Palkkalajisäännöstön avulla kirjaukset luodaan automaattisesti oikealle palkkalajille. Työntekijän tulee kuitenkin aina itse päivän päätteeksi tarkistaa kirjaukset ja palkkalajit ja tehdä tarvittaessa muutokset.

 Palkkalajisäännöstön luonti

1. Mene näkymään Asetukset - Tehtävät ja resursointi - Palkkalajisäännöt.
2. Valitse "Luo".
3. Täytä tiedot avautuvassa luonti-ikkunassa.

• Prioriteetti
  • Prioriteetilla määritellään, missä järjestyksessä palkkalajisääntöjä noudatetaan. Tulkinta alkaa pienimmästä prioriteetista. Heti kun löytyy sääntö, joka soveltuu tulkittavana olevaan kirjaukseen, sääntöä noudatetaan ja tulkinta päättyy. Prioriteettijärjestyksellä on siis suuri merkitys tulkintaan.
• Kuvaus
  • Palkkalajisäännön nimi, voi noudattaa esimerkiksi palkkalajien nimeä. Kuvaus ei näy loppukäyttäjille.
• Viikonpäivät
  • Määrittele ne viikonpäivät, joiden osalta sääntöä noudatetaan.
• Pyhäpäivä
  • Määrittele, noudatetaanko sääntöä pyhäpäivinä.
• Kirjaus alkanut aikaisintaan
  • Määrittele kirjauksen aikaisin alkamisajankohta.
• Kirjaus alkanut viimeistään
  • Määrittele kirjauksen viimeisin alkamisajankohta.
• Kirjaus päättynyt aikaisintaan
  • Määrittele kirjauksen aikaisin päättymisajankohta.
• Kirjaus päättynyt viimeistään
  • Määrittele kirjauksen viimeisin päättymisajankohta.
• Päivän tunnit vähintään
  • Määrittele kuinka monta tuntia päivän työajan on oltava vähintään.
• Päivän tunnit enintään
  • Määrittele kuinka monta tuntia päivän työaika saa olla enintään.
• Työaikapyöristys
  • Määrittele pyöristys yksittäiselle tuntikirjaukselle.
  • Tätä käytetään harvemmin, koska jos jokainen kirjaus pyöristetään esimerkiksi 15 minuuttiin ja päivän aikana on useita kirjauksia, kertyy päivälle liikaa työaikaa pyöristyksen vuoksi.
• Laskutuspyöristys
  • Määrittele pyöristys yksittäisen tuntikirjauksen laskutettavalle tuntimäärälle.
  • Jos laskutuspyöristys on esimerkiksi 30 minuuttia, niin 20 minuutin kirjauksesta laskutetaan 30 minuuttia. Jos kirjauksen pituus on 1 tunti 43 minuttia, laskutettavaksi määräksi tulee 2 tuntia.
• Laskutuskerroin
  • Määrittele millä laskutuskertoimella tuntikirjaus laskutetaan.
  • Jos laskutuskerrointa ei ole määritelty, tuntikirjaus laskutetaan ilman erillistä kerrointa.
  • Esimerkiksi Ylityö 100% -palkkalajille voi määritellä laskutuskertoimeksi 2, jolloin ylityöt laskutetaan automaattisesti kaksinkertaisella hinnalla.
• Palkkalaji
  • Määrittele mille palkkalajille kirjaus luodaan.
• Tarkastettava
  • Määrittele asetetaanko tämän säännön perusteella luodulle kirjaukselle tarkastettava-lippu päälle.
  • Jos lippu on päällä, kirjaus näkyy pääkäyttöliittymässä punaisella fontilla ja kiinnittää työnjohdon huomion. Tarkastettava-lippua kannattaa käyttää esimerkiksi silloin, kun luodaan kirjaus ylityö-palkkalajille, jotta työnjohtaja huomaa tarkistaa kirjauksen tarkemmin.

Esimerkki Oy:n palkkalajisäännöt

Esimerkki Oy:n palkkalajisäännöt ovat melko yksinkertaiset. Yrityksessä päivän normaali työaika on 7,5 tuntia. Ensimmäisen ylityötunnin osalta ylityö on 50 % ylityötä ja seuraavien tuntien osalta 100 % ylityötä. Samaa säännöstöä noudatetaan kaikkina viikonpäivinä.

Prioriteetiltaan viimeisimpänä tulkintasääntönä on "Muut"-sääntö, jonka avulla hallitaan mahdolliset konfiguraation virhetapaukset (eli kirjaus ei noudattaisi mitään palkkalajisääntöä). Palkkalajisääntöihin kannattaa aina viimeiselle prioriteetille tehdä sääntö, jossa on määritelty vain pakolliset kentät, jotta mahdollinen virheellinen konfiguraatio ei estä kirjausten luontia.

Kun käytössä on tuntien seuranta päivän tuntien mukaan, osaa Hillava automaattisesti lohkoa tehty tuntikirjaus kahdeksi kirjaukseksi, jos kirjauksen työaika ylittää normaalissa työajassa määritellyn tuntimäärän. 

Kun käytössä on tuntien seuranta kellonaikojen mukaan, ei automaatio ole käytössä. Yksi kirjaus tulkitaan kokonaisuudessaan yhden palkkalajin alle.

Kirjauksen lohkominen tapahtuu nauhoitetun työaikakirjauksen perusteella. Kirjauksen aloitus- ja lopetusajan muokkaus ei vaikuta automaatioon. Jos nauhoitusta ei ole asetettu esim. heti työpäivän alussa päälle ja kuitattu normaalin työajan puitteissa valmiiksi, ei manuaalisesti muokattu myöhäisempi lopetusajankohta laukaise kirjauksen lohkomista ylityökirjaukseksi. Tällöin manuaalinen lisäkirjaus on tarpeen, jotta normaali työaika ja ylityö saadaan omiksi kirjauksiksi.