Hillava-Kotopro-integraatio

Muokattu Thu, 09 Nov 2023 klo 10:32 AM

Hillavan ja Kotopron välille toteutetun integraation avulla voit helposti käyttää Hillavaa ja Kotoprota saumattomasti yhdessä. Tässä artikkelissa on kerrottu miten integraatio toimii sekä kuvattu integraation käytön aloitus.

Miten integraatio toimii?

Kun integraatio on käytössä, tehtävän luonti Hillavassa luo automaattisesti tehtäväkohtaisen kansion Kotoprohon. Voit liikkua helposti linkkiä klikkaamalla Hillavasta Kotoprohon täyttämään tarvittavat lomakkeet.

Integraatiota voidaan käyttää kahdella tavalla:

  1. Integraatio luo Kotoprohon Kohde/Urakka/Projektikohtaisen kansion ja sen alle tehtäväkohtaisen kansion.
    1. Jos Hillavassa on hierarkinen rakenne, niin Kotoprohon voidaan luoda vastaava hierarkinen kansiorakenne. Esimerkiksi Kohde/Huoneisto/Tehtävät.
  2. Integraatio luo Kotoprohon vain tehtäväkohtaisset kansiot.

Suosittelemme ensisijaisesti ensimmäistä vaihtoehtoa, jotta Kotoprossa kansiorakenne vastaa Hillavan rakennetta ja rakenne säilyy selkeämpänä.

Hillavaan syntyy automaattiisesti siirtymislinkki Kotoprohon. Hillavan pääkäyttöliittymästä pääset siirtymään linkin kautta Kotopron tehtävä- ja/tai kohdekohtaiseen kansioon. Hillavan mobiilikäyttöliittymässä on siirtymislinkki tehtäväkohtaiseen kansioon.

Kotopron tehtäväkohtaiselle kansiolle siirtyy aina tunnistetietoina tehtävän otsikko, työnumero, toimitusosoite, toimitusasiakas ja laskutusasiakas.

Käytön selkeyden vuoksi Kotoprohon syntyy integraation avausvaiheessa Hillava-juurikansio, jonka sisältä löytyvät Hillava-tehtävien kansiot kohteittain ja tehtävittäin.

Kotoprossa voit halutessasi jakaa pääsyoikeuden valittuihin kansioihin myös yrityksesi ulkopuolisille käyttäjille tai kumppaneillesi. Tutustu tarkemmin Kotopron ominaisuuksiin ja hyötyihin Kotopron sivulla.

Integraation käyttöönotto: Asiakas

Saat integraation käyttöösi olemalla yhteydessä tukeemme tuki@hillava.com. Jos Kotopro on sinulle tuttu, voit jo etukäteen luoda Kotoprohon Pohjat sekä API-avaimen. Jos Kotopro ei ole sinulle entuudestaan tuttu, auttaa tukemme mielellään. Ole siis rohkeasti yhteydessä meihin.

  1. Luo Kotoprohon tarpeen mukaiset pohjat. Voit siirtyä Kotopron pohjien luontiin tästä, tarkempi ohje täällä
    • Hillavassa voit asettaa yhden pohjan per tietotyyppi (kohde, urakka, projekti, huoneisto...) sekä yhden pohjan per tehtävätyyppi. Kaikilla tietotyypeillä ja tehtävätyypeillä voi olla myös sama Kotopron kansiopohja.
      • Huomioi, että Hillavasta siirtyy automaattisesti tehtäväkohtaiselle kansiolle tunnistekentiksi: otsikko, työnumero, työn otsikko, toimitusosoite, toimitusasiakas ja laskutusasiakas. Älä siis luo pohjaan em. tunnisteita!
      • Suosituksemme on, että nimeät nämä pohjat esimerkiksi Hillava-alulla, jotta myöhemmin tunnistat helposti integraation käyttämät pohjat.
      • Suosituksemme on myös, että luot erilliset pohjat eri tehtävätyypeille, jolloin voit myöhemmin helposti tehdä muutoksia yksittäisen tehtävätyypin pohjaan.
    • Ota Kotopron pohjan luonnissa talteen selaimen osoiterivillä näkyvä pohjan numerotunnus. Kuvassa numerotunnus on keltaisella yliviivattu 43024.
  2. Toimita tuellemme tieto pohjien numerotunnuksista/haluttu tietotyyppi sekä numerotunnuksista/tehtävätyyppi.
    • Voit myöhemmin tarvittaessa muokata Kotoprossa pohjien sisältöjä ja nimiä.
  3. Luo Kotoprohon API-avain. Voit siirtyä Kotopron API-avaimen luontiin tästä, tarkempi ohje API-avaimen luontiin on täällä.
    • API-avain kannattaa nimetä esimerkiksi nimellä "Hillava", jotta tiedät myöhemmin, minkä integraation avaimesta on kyse.
  4. Toimita tuellemme API-avain suojatulla sähköpostilla osoitteeseen tuki@hillava.com.


Integraation käyttöönotto: Hillavan asiakastuki

Vaihtoehto 1: Integraatio luo Kotoprohon Kohde/Urakka/Projekti/Huoneisto-kohtaisen kansion ja sen alle tehtäväkohtaisen kansion

Huom! Jos Hillavan tietorakenne on hierarkkinen (esimerkiksi Kohde/Huoneisto), niin suositus on, että hierarkian kaikille tietotyypeille lisätään tässä olevan ohjeen mukaisesti Kansiopohjan tunnus ja "Linkki"-attribuutti.

  1. Lisää Asetukset - Järjestelmä - Tietotyypit -näkymän kautta halutuille tietotyypeille Kotopron kansiotunnus tietotyypin muokkauksessa Integraatiot-välilehdellä kohtaan "Kansiopohjan tunnus".
    • Suositus on, että kaikille tietotyypeille lisätään kansiopohjan tunnus heti alkuvaiheessa, jotta tunnuksia ei tarvitse lisätä myöhemmin, jos asiakas esimerkiksi haluaakin ottaa käyttöön uudella tehtävätyypillä Kotopron lomakkeet.
  2. Lisää samaisille tietotyypeille uusi attribuutti, jonka tyyppi on "Linkki". Nimeä attribuutti esimerkiksi "Avaa Kotopro".
    • Linkki-attribuuttityyppi on yksittäisellä tietotyypillä muokattavissa superadmin-roolilla.
  3. Lisää Asetukset - Tehtävät ja resursointi -näkymän kautta halutuille tehtävätyypeille Kotopron kansiotunnus tehtävätyypin muokkauksessa Integraatiot-välilehdellä kohtaan "Kansiopohjan tunnus".
  4. Toimita tekniikalle API-avain ja tekniikka käynnistää integraation.
  5. Kuittaa asiakkaalle, kun integraatio on käynnistetty.
    • Asiakas kannattaa myös ohjeistaa antamaan tarvittaville käyttäjille käyttöoikeus Kotopron Hillava-juurikansioon. Jos käyttöoikeutta juurikansioon ei ole, on luvitus tehtävä aina kohde tai tehtäväkohtaisesti erikseen.

Vaihtoehto 2: Integraatio luo Kotoprohon vain tehtäväkohtaisen kansion 

  1. Lisää Asetukset - Tehtävät ja resursointi -näkymän kautta halutuille tehtävätyypeille Kotopton kansiotunnus tehtävätyypin muokkauksessa Integraatiot-välilehdellä kohtaan: "Kansiopohjan tunnus".
  2. Toimita tekniikalle API-avain ja tekniikka aktivoi integraation.
  3. Kuittaa asiakkaalle, kun integraatio on käynnistetty.
    • Asiakas kannattaa myös ohjeistaa antamaan tarvittaville käyttäjille käyttöoikeus Kotopron Hillava-juurikansioon. Jos käyttöoikeutta juurikansioon ei ole, on luvitus tehtävä aina kohde tai tehtäväkohtaisesti erikseen.

Integraatiossa siirtyvät tiedot

Jos sekä Hillavan tietotyypillä ja Hillavan tehtävätyypillä on Hillavan asetuksissa asetettu kansiopohjan tunnus, niin tiedot siirtyvät seuraavasti:

Hillavassa oleva tietoKotoprossa oleva tieto
Tietotyypin nimi monikossa (Kohteet/ Urakat/ Projektit)Kotopron Hillava-juurikansioon luotavan kansion nimi
Tietotyypin nimi (As Oy Haapa/ Saneerausurakka 123)Edellä mainitun kansion nimi
Alitietotyypin nimi (Huoneisto)Edellä mainitun kansion alikansion nimen alku
Alitietotyyppi (A3)Edellä mainitun kansion alikansion nimen loppu. Alikansion nimi on siis esimerkiksi (Huoneisto - A3)
Tehtävänumero (12345/ 65432)Tehtäväkohtaisen kansion nimi sekä tehtäväkohtaisen kansion metatiedot
Tehtävän otsikko (Sähköpistokkeen asennus)Tehtäväkohtaisen kansion nimi ja
Tehtäväkohtaisen kansion tunnistetiedot
Toimitusosoite (Esimerkkikuja 1, 00100 Helsinki)
Tehtäväkohtaisen kansion tunnistetiedot
Toimitusasiakas (As Oy Haapa)
Tehtäväkohtaisen kansion tunnistetiedot
Laskutusasiakas (As Oy Haapa)
Tehtäväkohtaisen kansion tunnistetiedot

Mahdolliset ongelmatilanteet

OngelmaRatkaisu
Saan Kotoprossa ilmoituksen "Tämä kohde on poistettu tai sitä ei ole jaettu sinulle."Kyseessä voi olla kaksi eri tilannetta:
1. Kotopron kyseinen kansio on poistettu: Kotoprossa kansion poisto siirtää kansion Kotopro-ohjelmiston sisäiseen roskakoriin. Voit palauttaa kansion Kotoprossa. Jos kansiota ei haluta palauttaa, voi kansiolinkin poistaa Hillavasta tukemme kautta, ole tarvittaessa yhteydessä tuki@hillava.com.

2. Sinulla ei ole oikeutta Kotopron kansioon. Suosittelemme, että käyttöönoton yhteydessä tarvittaville käyttäjille annetaan pääsy Kotopron Hillavan-juurikansioon, jolloin myös alikansiot perivät käyttöoikeuden. Vaihtoehtoisesti voit antaa luvan aina kansiokohtaisesti Kotoprossa esim. asentajille.
Hillavan kohteen nimi ei päivity Kotopron kansiolleKansio luodaan kerran ja kansion nimeä ei päivitetä Hillavasta Kotoprohon tai Kotoprosta Hillavaan. Jos haluat muuttaa kohteen/kansion nimeä, muokkaa nimi käsin molemmissa järjestelmissä.
Tehtävän otsikko ei päivity Kotopron kansiolleTehtäväkohtainen kansio luodaan kerran ja kansion nimeä ei päivitetä Hillavasta Kotoprohon tai Kotoprosta Hillavaan. Jos haluat muuttaa kansion nimeä, muokkaa nimi käsin molemmissa järjestelmissä.
Kotopron kansion tunnistekentät eivät päivity, vaikka muutan esimerkiksi osoitetta HillavassaTunnistekenttien tiedot luodaan kerran ja tietoja ei päivitetä Hillavasta Kotoprohon tai Kotoprosta Hillavaan. Jos haluat muuttaa tunnistekenttien tietoja, muokkaa ne käsin molemmissa järjestelmissä.
Kaikkien Hillavan kautta Kotoprohon luotujen kansioiden luoja ja omistaja on aina sama käyttäjäKotopron kansioiden omistajaksi ja luojaksi asetetaan aina se käyttäjä, joka on luonut API-avaimen.
Tehtäväkohtaiset kansiot luodaan Kotoprossa Hillava-juurikansioonIntegraatio on konfiguroitu vaihtoehto 2:n mukaisesti. Ole yhteydessä tukeemme ja kerro, että haluaisit, että integraatio toimii vaihtoehto 1:n mukaisesti.
Hillavan mobiilisovelluksen Kotopro-linkki ei avaa Kotoprota  tai Kotopro ei aukea oikean tehtävän kohdalle
Varmista, että sinulla on Hillava-sovelluksen uusin versio käytössä. Lataa tarvittaessa sovelluksen päivitys Google Play -kaupasta.