Admicom Flex - Admicom Vision -integraatio

Admicom Flexin ja Admicom Visionin välille toteutetun integraation avulla voit helposti käyttää Flexiä ja Visionia saumattomasti yhdessä. Tässä artikkelissa on kerrottu miten integraatio toimii sekä kuvattu integraation käytön aloitus.

Miten integraatio toimii?

Kun integraatio on käytössä, tehtävän luonti Flexissä luo automaattisesti tehtäväkohtaisen kansion Visioniin. Voit liikkua helposti linkkiä klikkaamalla Flexistä Visioniin täyttämään tarvittavat lomakkeet.

Integraatiota voidaan käyttää kahdella tavalla:

1. Integraatio luo Visioniin Kohde/Urakka/Projektikohtaisen kansion ja sen alle tehtäväkohtaisen kansion.
   1. Jos Flexissä on hierarkinen rakenne, niin Visioniin voidaan luoda vastaava hierarkinen kansiorakenne. Esimerkiksi Kohde/Huoneisto/Tehtävät.
2. Integraatio luo Visioniin vain tehtäväkohtaiset kansiot.

Suosittelemme ensisijaisesti ensimmäistä vaihtoehtoa, jotta Visionin kansiorakenne vastaa Flexin rakennetta ja rakenne säilyy selkeämpänä.

Flexiin syntyy automaattisesti siirtymislinkki Visioniin. Flexin pääkäyttöliittymästä pääset siirtymään linkin kautta Visionin tehtävä- ja/tai kohdekohtaiseen kansioon. Flexin mobiilikäyttöliittymässä on siirtymislinkki tehtäväkohtaiseen kansioon.

Visionin tehtäväkohtaiselle kansiolle siirtyy aina tunnistetietoina tehtävän otsikko, työnumero, toimitusosoite, toimitusasiakas ja laskutusasiakas.

Käytön selkeyden vuoksi Visioniin syntyy integraation avausvaiheessa Flex-juurikansio, jonka sisältä löytyvät Flex-tehtävien kansiot kohteittain ja tehtävittäin.

Visionissa voit halutessasi jakaa pääsyoikeuden valittuihin kansioihin myös yrityksesi ulkopuolisille käyttäjille tai kumppaneillesi. Tutustu tarkemmin Visionin ominaisuuksiin ja hyötyihin Visionin sivulla.

Integraation käyttöönotto: Asiakas

Saat integraation käyttöösi olemalla yhteydessä tukeemme tuki@hillava.com. Jos Vision on sinulle tuttu, voit jo etukäteen luoda Visioniin Pohjat sekä API-avaimen. Jos Vision ei ole sinulle entuudestaan tuttu, auttaa tukemme mielellään. Ole siis rohkeasti yhteydessä meihin.

1. Luo Visioniin tarpeen mukaiset pohjat. Voit siirtyä Visioniin pohjien luontiin tästä, tarkempi ohje täällä. 
   • Flexissä voit asettaa yhden pohjan per tietotyyppi (kohde, urakka, projekti, huoneisto...) sekä yhden pohjan per tehtävätyyppi. Kaikilla tietotyypeillä ja tehtävätyypeillä voi olla myös sama Visionin kansiopohja.
     • Huomioi, että Flexistä siirtyy automaattisesti tehtäväkohtaiselle kansiolle tunnistekentiksi: otsikko, työnumero, työn otsikko, toimitusosoite, toimitusasiakas ja laskutusasiakas. Älä siis luo pohjaan em. tunnisteita!
     • Suosituksemme on, että nimeät nämä pohjat esimerkiksi Flex-alulla, jotta myöhemmin tunnistat helposti integraation käyttämät pohjat.
     • Suosituksemme on myös, että luot erilliset pohjat eri tehtävätyypeille, jolloin voit myöhemmin helposti tehdä muutoksia yksittäisen tehtävätyypin pohjaan.
   • Ota Visionin pohjan luonnissa talteen selaimen osoiterivillä näkyvä pohjan numerotunnus. Kuvassa numerotunnus on keltaisella yliviivattu 43024.
     
2. Toimita tuellemme tieto pohjien numerotunnuksista/haluttu tietotyyppi sekä numerotunnuksista/tehtävätyyppi.
   • Voit myöhemmin tarvittaessa muokata Visionissa pohjien sisältöjä ja nimiä.
3. Luo Visioniin API-avain. Voit siirtyä Visionin API-avaimen luontiin tästä, tarkempi ohje API-avaimen luontiin on täällä.
   • API-avain kannattaa nimetä esimerkiksi nimellä "Flex", jotta tiedät myöhemmin, minkä integraation avaimesta on kyse.
4. Toimita tuellemme API-avain suojatulla sähköpostilla osoitteeseen tuki@hillava.com.

Integraation käyttöönotto: Flexin asiakastuki

Vaihtoehto 1: Integraatio luo Visioniin Kohde/Urakka/Projekti/Huoneisto-kohtaisen kansion ja sen alle tehtäväkohtaisen kansion

Huom! Jos Flexin tietorakenne on hierarkkinen (esimerkiksi Kohde/Huoneisto), niin suositus on, että hierarkian kaikille tietotyypeille lisätään tässä olevan ohjeen mukaisesti Kansiopohjan tunnus ja "Linkki"-attribuutti.

1. Lisää Asetukset - Järjestelmä - Tietotyypit -näkymän kautta halutuille tietotyypeille Visionin kansiotunnus tietotyypin muokkauksessa Integraatiot-välilehdellä kohtaan "Kansiopohjan tunnus".
   • Suositus on, että kaikille tietotyypeille lisätään kansiopohjan tunnus heti alkuvaiheessa, jotta tunnuksia ei tarvitse lisätä myöhemmin, jos asiakas esimerkiksi haluaakin ottaa käyttöön uudella tehtävätyypillä Visionin lomakkeet.
2. Lisää samaisille tietotyypeille uusi attribuutti, jonka tyyppi on "Linkki". Nimeä attribuutti esimerkiksi "Avaa Vision".
   • Linkki-attribuuttityyppi on yksittäisellä tietotyypillä muokattavissa superadmin-roolilla.
3. Lisää Asetukset - Tehtävät ja resursointi -näkymän kautta halutuille tehtävätyypeille Visionin kansiotunnus tehtävätyypin muokkauksessa Integraatiot-välilehdellä kohtaan "Kansiopohjan tunnus".
4. Toimita tekniikalle API-avain ja tekniikka käynnistää integraation.
5. Kuittaa asiakkaalle, kun integraatio on käynnistetty.
   • Asiakas kannattaa myös ohjeistaa antamaan tarvittaville käyttäjille käyttöoikeus Visionin Flex-juurikansioon. Jos käyttöoikeutta juurikansioon ei ole, on luvitus tehtävä aina kohde tai tehtäväkohtaisesti erikseen.

Vaihtoehto 2: Integraatio luo Visioniin vain tehtäväkohtaisen kansion 

1. Lisää Asetukset - Tehtävät ja resursointi -näkymän kautta halutuille tehtävätyypeille Visionin kansiotunnus tehtävätyypin muokkauksessa Integraatiot-välilehdellä kohtaan: "Kansiopohjan tunnus".
2. Toimita tekniikalle API-avain ja tekniikka aktivoi integraation.
3. Kuittaa asiakkaalle, kun integraatio on käynnistetty.
   • Asiakas kannattaa myös ohjeistaa antamaan tarvittaville käyttäjille käyttöoikeus Visionin Flex-juurikansioon. Jos käyttöoikeutta juurikansioon ei ole, on luvitus tehtävä aina kohde tai tehtäväkohtaisesti erikseen.

Integraatiossa siirtyvät tiedot

Jos sekä Flexin tietotyypillä ja Flexin tehtävätyypillä on Flexin asetuksissa asetettu kansiopohjan tunnus, niin tiedot siirtyvät seuraavasti:

Mahdolliset ongelmatilanteet