Hillava-Kotopro-integraatio

Hillavan ja Kotopron välille toteutetun integraation avulla voit helposti käyttää Hillavaa ja Kotoprota saumattomasti yhdessä. Tässä artikkelissa on kerrottu miten integraatio toimii sekä kuvattu integraation käytön aloitus.

Miten integraatio toimii?

Kun integraatio on käytössä, tehtävän luonti Hillavassa luo automaattisesti tehtäväkohtaisen kansion Kotoprohon. Voit liikkua helposti linkkiä klikkaamalla Hillavan käyttöliittymästä Kotoprohon täyttämään tarvittavat lomakkeet.

Integraatiota voidaan käyttää kahdella tavalla:

1. Integraatio luo Kotoprohon Kohde/Urakka/Projektikohtaisen kansion ja sen alle tehtäväkohtaisen kansion.
2. Integraatio luo Kotoprohon vain tehtäväkohtaisen kansion.

Suosittelemme ensisijaisesti ensimmäistä vaihtoehtoa, jotta Kotoprossa kansiorakenne vastaa Hillavan rakennetta ja rakenne säilyy selkeämpänä.

Hillavaan lisätään automaattisesti siirtymislinkki tehtävä- ja/tai kohdekohtaiseen kansioon ja Hillavan pääkäyttöliittymästä pääset siirtymään linkin kautta suoraan Kotoprohon. Hillavan mobiilikäyttöliittymässä on siirtymislinkki tehtäväkohtaiseen kansioon.

Kotopron tehtäväkohtaiselle kansiolle viedään aina tunnistetietoina: työnumero, toimitusosoite, toimitusasiakas ja laskutusasiakas -tiedot.

Käytön selkeyden vuoksi Kotoprohon luodaan aina automaattisesti Hillava-juurikansio, jonka sisään luodaan kansiot kohteittain ja tehtävittäin.

Kotoprossa voit halutessasi jakaa pääsyoikeuden valittuihin kansioihin myös yrityksesi ulkopuolisille käyttäjille tai kumppaneillesi. Tutustu tarkemmin Kotopron ominaisuuksiin ja hyötyihin Kotopron sivulla.

Integraation käyttöönotto: Asiakas

Saat integraation käyttöösi olemalla yhteydessä tukeemme tuki@hillava.com. Jos Kotopro on sinulle tuttu, voit jo etukäteen luoda Kotoprohon superkansiopohjat sekä API-avaimen. Jos Kotopro ei ole sinulle entuudestaan tuttu, auttaa tukemme mielellään. Ole siis rohkeasti yhteydessä meihin.

1. Luo Kotoprohon tarpeen mukaiset superkansiopohjat. Voit siirtyä Kotopron superkansionluontiin tästä, tarkempi ohje täällä. 
   • Hillavassa voit asettaa yhden superkansiopohjan per tietotyyppi (kohde, urakka, projekti...) sekä yhden superkansiopohjan per tehtävätyyppi. Kaikilla tietotyypeillä ja tehtävätyypeillä voi olla myös sama Kotopron kansiopohja.
     • Huomioi, että Hillavasta siirtyy automaattisesti tehtäväkohtaiselle kansiolle tunnistekentiksi: työnumero, toimitusosoite, toimitusasiakas ja laskutusasiakas. Älä siis luo superkansiopohjaan em. tunnisteita!
     • Suosituksemme on, että nimeät nämä superkansiopohjat esimerkiksi Hillava-alulla, jotta myöhemmin tunnistat helposti integraation käyttämät superkansiopohjat.
     • Suosituksemme on myös, että luot erilliset superkansiopohjat eri tehtävätyypeille, jolloin voit myöhemmin helposti tehdä muutoksia yksittäisen tehtävätyypin superkansiopohjaan.
   • Ota Kotopron superkansiopohjan luonnissa talteen selaimen osoiterivillä näkyvä superkansiopohjan numerotunnus. Kuvassa numerotunnus on keltaisella yliviivattu 43024.
     
2. Toimita tuellemme tieto superkansiopohjien numerotunnuksista/haluttu tietotyyppi sekä numerotunnuksista/tehtävätyyppi.
   • Voit myöhemmin tarvittaessa muokata Kotoprossa superkansiopohjien sisältöjä ja nimiä.
3. Luo Kotoprohon API-avain. Voit siirtyä Kotopron API-avaimen luontiin tästä, tarkempi ohje API-avaimen luontiin on täällä.
   • API-avain kannattaa nimetä esimerkiksi nimellä "Hillava", jotta tiedät myöhemmin, minkä integraation avaimesta on kyse.
4. Toimita tuellemme API-avain osoitteeseen tuki@hillava.com.

Integraation käyttöönotto: Hillavan asiakastuki

Vaihtoehto 1: Integraatio luo Kotoprohon Kohde/Urakka/Projektikohtaisen kansion ja sen alle tehtäväkohtaisen kansion

1. Lisää Asetukset - Järjestelmä - Tietotyypit -näkymän kautta halutuille tietotyypeille Kotopron kansiotunnus tietotyypin muokkauksessa Integraatiot-välilehdellä kohtaan "Kansiopohjan tunnus".
   • Suositus on, että kaikille tietotyypeille lisätään kansiopohjan tunnus heti alkuvaiheessa, jotta tunnuksia ei tarvitse lisätä myöhemmin, jos asiakas esimerkiksi haluaakin ottaa käyttöön uudella tehtävätyypillä Kotopron lomakkeet.
2. Lisää samaisille tietotyypeille uusi attribuutti, jonka tyyppi on "Linkki". Nimeä attribuutti esimerkiksi "Avaa Kotopro".
   • Linkki-attribuuttityyppi on yksittäisellä tietotyypillä muokattavissa superadmin-roolilla.
3. Lisää Asetukset - Tehtävät ja resursointi -näkymän kautta halutuille tehtävätyypeille Kotopton kansiotunnus tehtävätyypin muokkauksessa Integraatiot-välilehdellä kohtaan "Kansiopohjan tunnus".
4. Toimita tekniikalle API-avain ja tekniikka käynnistää integraation.
5. Kuittaa asiakkaalle, kun integraatio on käynnistetty.
   • Asiakas kannattaa myös ohjeistaa antamaan tarvittaville käyttäjille käyttöoikeus Kotopron Hillava-juurikansioon. Jos käyttöoikeutta juurikansioon ei ole, on luvitus tehtävä aina kohde tai tehtäväkohtaisesti erikseen.

Vaihtoehto 2: Integraatio luo Kotoprohon vain tehtäväkohtaisen kansion 

1. Lisää Asetukset - Tehtävät ja resursointi -näkymän kautta halutuille tehtävätyypeille Kotopton kansiotunnus tehtävätyypin muokkauksessa Integraatiot-välilehdellä kohtaan: "Kansiopohjan tunnus".
2. Toimita tekniikalle API-avain ja tekniikka aktivoi integraation.
3. Kuittaa asiakkaalle, kun integraatio on käynnistetty.
   • Asiakas kannattaa myös ohjeistaa antamaan tarvittaville käyttäjille käyttöoikeus Kotopron Hillava-juurikansioon. Jos käyttöoikeutta juurikansioon ei ole, on luvitus tehtävä aina kohde tai tehtäväkohtaisesti erikseen.

Integraatiossa siirtyvät tiedot

Jos sekä Hillavan tietotyypillä ja Hillavan tehtävätyypillä on Hillavan asetuksissa asetettu kansiopohjan tunnus, niin tiedot siirtyvät seuraavasti:

Mahdolliset ongelmatilanteet