Admicom Flexissä voidaan hallita perustietoa ajoneuvoista ja kirjata ajoneuvoille ajoja, kilometritietoa. Ajotiedot voidaan tuoda myös Mapon-järjestelmästä automaattisesti. Enemmän Mapon-integraatiosta löydät täältä. 

Tässä ohjeessa on tarkemmin kuvattu ajojen hallinta ja miten tieto liikkuu tehtäville.

Ajot

Jos käytössäsi ei ole ajoneuvoseurantalaitteita kuten Maponin laitteita, on ajot tällöin manuaalisesti vain hallittavissa pääkäyttöliittymän kautta. Sen sijaan, että ajo luodaan täysin käsin on myös mahdollista, että tuntikirjauksiin kirjataan halutessaan kilometrit mitä pitää saada hallittua tehtäville laskutukseen ja palkanmaksuun. Kilometrikirjauksen pystyy tekemään työntekijä suoraan mobiilissa puolestasi. 

Kun käytössä on ajoneuvoseurantalaitteita, tulee Flexiin tiedoksi seuraavat tiedot: 

1. Ajoneuvo
2. Kuljettaja
3. Matkan alkamisaika
4. Matkan päättymisaika
5. Matkan alkamisosoite
6. Matkan päättymisosoite
7. Matkan pituus. 

Kaikki ajot mitä ajoneuvolla tehdään tulee Flexin saataville valikkoon Resurssit ja välilehdelle Ajopäiväkirjat. Ajo voidaan kohdistaa tehtävälle automaattisesti kun kuljettalla on mobiilissa tehtävä suorituksessa samaan aikaan kun ajoa tehdään. Tällöin ajo tulee myös näkyviin tehtävän Ajopäiväkirja-välilehdelle. 

Ajoneuvo

Ajoneuvo määritellään ensisijaisesti Maponissa, jossa ajoneuvon taakse saadaan tallennettua paljon muutakin tietoa kuin pelkkä ajoneuvon rekisterinumero ja malli. Hillavassa ajoneuvolla ensisijaisesti on vain nimi sekä ajoneuvoseurantaan yhdistävä ID-tieto.

Jos ajoneuvoa ei ole luotu Flexiin valmiiksi ennen ensimmäistä ajoa, niin Mapon-liittymä luo ajoneuvon puolestasi. 

Lisää määrityksistä löydät Mapon-ohjeesta täältä. 

Kuljettaja

Kuljettaja voidaan hallita joko ajoneuvokohtaisesti kiinteästi tai ajokohtaisesti. Jos kuljettaja on kiinteä voidaan se määrittää joko Hillavassa suoraan ajoneuvon resurssille tai Maponissa ajoneuvolle. Hillavassa tämä tapahtuu Resurssit-valikon kautta Resurssit-välilehdellä. 

1. Valitse ajoneuvo, jolle haluat määrittää kiinteän kuljettajan.
2. Ota ajoneuvo muokkaustilaan ja välilehti Ajoneuvotiedot.
3. Valitse Kuljettaja-kenttään haluamasi kuljettaja. 
4. Muista tallentaa lopuksi. 

Jos ajoilla voi vaihtua kuljettaja, niin kuljettajaa ei tällöin määritellä Flexissä vaan tieto tulee Maponista, jossa kuljettajatietoa voidaan hallita ajokohtaisesti. 

Jos kuljettajaa ei ole valmiina Flexissä ennen ensimmäistä ajoa, luodaan kuljettaja puolestasi. Jos olemassa oleva mobiilikäyttäjä on kuljettaja, tulee hän resurssillansa olla Resurssinumero annettuna ja vastaava tieto löytyä Maponista kuljettajalta. Lisää kuljettajan määrityksistä löydät Mapon-ohjeesta täältä.

HUOM: Jotta ajo voi kohdistua tehtävän suorituksen alettua automaattisesti, on tehtävää suorittava resurssi oltava merkittynä ajoneuvon kuljettajana (sekä Flexissä että Maponissa).

Matka

Kun ajo on tehty, tulee ajo reaaliaikaisesti Flexiin Maponista. Matkan saa avattua kartalle tuplaklikkaamalla ajoa tai valitsemalla vasemmasta alakulmasta näytä-toiminnon. 

Jos matka ei ole automaattisesti kohdistunut tehtävälle vaan tehtävä aloitettukin vasta määäränpäässä, saa ajoa muokattua ja tehtävän lisättyä jälkikäteen. Kun ajolta löytyy tehtävänumero, on ajo myös tehtävällä, josta sen pystyy saamaan laskulle mukaan. 

Karttanäkymä ajoneuvojen sijainnista

Kun ajoneuvoseurantalaitteet on käytössäsi on sinun mahdollista pääkäyttöliittymässä tarkastella myös ajoneuvon viimeisintä sijaintia, joka päivittyy mahdollisimman reaaliaikaisesti. Karttanäkymä on tällöin käytettävissä Flexin pääkäyttöliittymässä oikean yläkulman profiilin takaa. "Avaa karttanäkymä"-toiminnallisuus on käytettävissä vain ajoneuvoseurannan kanssa, muulloin tämä toiminnallisuus on piilossa. 

Karttanäkymässä sinulle avataan erilliseen välilehteen kartta, josta näet ajoneuvojen viimeisimmän päivittyneen sijainnin. Jos pidät karttanäkymän auki, päivittyy ajoneuvojen sijainti automaattisesti avatussa ikkunassa kun ajoneuvonseurantalaitteelta tulee päivitetty tieto.