Admicom Flex voi lähettää Mepcoon palkka-aineiston palkanlaskentaa varten. Integraatio ei ole oletuksena käytössä, jos haluat integraation käyttöön, ota yhteyttä tuki@hillava.com. 

Liittymä on toteutettu yhteistyössä Talenomin kanssa. Palkka-aineiston siirto ei välttämättä onnistu suoraan muiden palveluntarjoajien Mepcoon. Tämä voidaan tarvittaessa tarkistaa ja siirtotiedoston voi toimittaa manuaalisesti jos automaattisiirto ei onnistu. Siirtotiedoston toiminnasta lisätietoja täältä. 

Integraatiossa siirtyvät tiedot

Integraatiossa viedään kunkin resurssin (eli palkansaajan) valitun palkkajakson tuntikirjaukset Mepcoon. Kirjauksesta viedään päivämäärä, palkansaajatunnus, määrä, palkkalaji sekä projektinumero. Tarkennukset näistä löydät täältä. 

Projektinumero voi olla Flexin tehtävänumero tai kohteen/projektin numero. Integraation käyttöönotossa määritellään käytetäänkö tehtävänumeroa vai kohteen/projektin numeroa.  

Palkka-aineiston lähetyksen käyttöönotto

1. Lisää palkanlaskijalta saamasi maksuryhmän tunnus Flexiin. Tunnus lisätään kohdassa Asetukset - Yrityksen tiedot - Integraatiot - Tunniste.
2. Lisää palkkalajeille palkanlaskijalta saamasi ulkoiset tunnisteet. Tunnisteet lisätään kohdassa Asetukset - Tehtävät ja resursointi - Palkkalajit - Ulkoinen tunniste.
3. Lisää palkkalajeille ulkoinen tyyppi seuraavasti, ole tarkka, että tunniste on kirjoitettu täsmälleen oikein:
   • POLO, jos kyseessä on poissaolo
   • LOMA, jos kyseessä on loma
   • TAPA, jos kyseessä on muu kuin poissaolo tai loma palkkalaji
4. Lisää resursseille palkansaajatunnus. Tunnus lisätään kohdassa Resurssit - Resurssit.
5. Jos palkanlaskennassa on palkansaajat ryhmitelty, saadaan nämä hallittua Flexissä Asetukset - Yleistä - Luokittelut asetuksien kautta. Luo tänne tarvitut ryhmät, tunnisteeseen Mepcon tarvitsema tunnistetieto. Tämän jälkeen voit laittaa oletuspalkkamallin resurssityypille kenttään "Maksuryhmätyypin luokittelu". Resurssityypiltä tulee oletusarvo kaikille ko resurssityypin omaaville, mutta voit ottaa yksittäisellä resurssilla suoraan kantaa mitä maksuryhmää hänellä käytetään resurssityypin oletuksen sijaan. 

Oletuksena kirjauksella viedään projektitietona se tehtävänumero, johon kirjaus kohdistuu. Projektitietona voidaan viedä myös ylempi taso, eli projektin numero tai tunniste. Tällöin tietotyypin projektinumerokenttään on lisättävä PROJEKTIN_NUMERO-tunniste sille attribuutille, jossa on projektinumero. Tämän muutoksen tekee Flex-tuki.  

Palkka-aineiston lähetys Mepcoon

1. Mene näkymään Resurssit - Palkkajaksot.
2. Valitse palkkajakso, jonka aineiston haluat lähettää Mepcoon.
   • Voit lähettää vain suljetun palkkajakson aineiston. Lue palkkajakson sulkemisesta täältä.
3. Valitse alareunasta "Lähetä palkanlaskentaan".
4. Kun lähetys onnistuu, palkkajakson tila muuttuu automaattisesti "Lähetetty"-tilaan.
5. Jos lähetys jostain syystä epäonnistuu, palkkajakson tila muuttuu automaattisesti "Lähetys epäonnistui"-tilaan.
   • Näet epäonnistumisen syyn, kun viet hiiren kursorin epäonnistuneen palkkajaksorivin päälle.
     
   • Tässä esimerkkitapauksessa Flex ylläpitäjä -nimiseltä resurssilta on puuttunut työntekijänumero. Lisää työntekijänumero ja lähetä tiedot uudelleen.

Siirtotiedoston sisältö

Yleisimpiä virhetilanteita 

Jos palkkajakson lähetys epäonnistuu tässä on listattuna yleisimmät virhetilanteet ja miten ne saat ratkaistua Flexissä. 

1. Resource XX (12345) is missing payroll employee id
   • Virheviestissä mainittu palkansaajalta (eli Flexin resurssi) uupuu palkansaajatunnus.
   • Mene Resurssit > Resurssit ja ota ko resurssi muokkaustilaan. Työntekijätiedot-välilehdeltä löydät palkansaajatunnus-kentän, johon sinun tulee syöttää Mepcon palkansaajatunnus.
   • Kaikilla, joilla on kirjauksia ko palkkajaksolle, tulee olla myös palkansaajatunnus. Jos jonkun työntekijän kirjauksia ei haluta välittää, voitte laittaa palkansaajatunnukseksi kirjaimen. Tällöin Mepcon sisäänluku ei lue ko työntekijän kirjauksia sisään. 
2. Work activity type xx (123456) is missing external id
   • Palkkajakso sisältää kirjauksen, jonka palkkalajille on annettuna ulkoinen tyyppi, mutta ei tarkempaa ulkoista tunnistetta. 
   • Asetukset > Tehtävät ja resurssointi > Palkkalajit: ota virheessä mainittu palkkalaji muokkaukseen ja varmista "ulkoinen tunniste"-kenttään oikea palkkalajin numero. 
3. No work activities found for the salary period 123456
   • Palkkajaksolla olevilla kirjausten palkkalajeilla ei ole annettuna Mepcon vaatimaa ulkoista tyyppiä (TAPA, POLO, LOMA tarkentaa minkä tyyppistä tietoa Mepcoon viedään). 
   • Tarkista samalla, että ulkoinen tunniste on myös oikein palkkalajilla.