Tuntikirjaukset on tarkastettava ja hyväksyttävä ennen kuin kirjaukset voi toimittaa palkanlaskentaan.

Tuntikirjauksen voi hyväksyä, vaikka tehtävää ei olisi vielä laskutettu. Tehtävän voi laskuttaa vaikka tuntikirjauksia ei olisi vielä hyväksytty.

Kuka saa hyväksyä tuntikirjauksia?

Käyttöoikeusroolilla määritellään, kuka saa hyväksyä tuntikirjauksia. Jos tarvitset muutoksia käyttöoikeuksiin, ota yhteyttä tukeemme tuki@hillava.com. 

Tuntikirjausten tarkastaminen ja hyväksyntä

Tehtävän kautta

Tehtäviin liittyvät tuntikirjaukset voi tarkastaa ja hyväksyä tehtävän kautta esimerkiksi laskutuksen yhteydessä. Tämä on kätevä tapa, jos sama henkilö vastaa sekä laskutuksesta että kirjausten hyväksynnästä.

1. Mene näkymään Tehtävät ja valitse tehtävä, jonka kirjaukset haluat tarkastaa.
2. Valitse vasemmasta alakulmasta "Näytä".
3. Mene tehtäväkohtaisessa näkymässä Tuntikirjaukset-välilehdelle.
4. Tarkasta kirjaukset ja tee tarvittaessa muutokset.
5. Valitse kirjaus tai kirjaukset, jotka haluat hyväksyä ja valitse alareunasta "Hyväksy".
   • Voit valita useita kirjauksia kerrallaan valitsemalla kirjaukset Ctrl tai Shift pohjassa. 

Tuntikirjaukset-näkymän kautta

Tehtävät-näkymän kautta näet vain kirjaukset, jotka liittyvät tiettyyn tehtävään. Tuntikirjaukset-näkymän kautta näet kaikki kirjaukset, myös ne, mitkä eivät liity mihinkään tehtävään. 

Vaikka olisit hyväksynyt osan kirjauksista Tehtävät-näkymän kautta, tulee sinun hyväksyä loput kirjauksista Tuntikirjaukset-näkymän kautta.

1. Mene näkymään Resurssit - Kirjaukset - Tuntien hyväksyntä.
2. Valitse palkkajakso, jonka kirjaukset haluat tarkastaa.
3. Valitse resurssi, jonka kirjaukset haluat tarkastaa.
4. Valitse "Hae".
5. Tarkasta kirjaukset ja tee tarvittaessa muutokset.
6. Valitse kirjaus tai kirjaukset, jotka haluat hyväksyä ja valitse alareunasta "Hyväksy".
   • Voit valita useita kirjauksia kerrallaan valitsemalla kirjaukset Ctrl tai Shift pohjassa.

Tuntikirjauksen muokkaaminen pääkäyttöliittymässä

Jos tuntikirjaus on hyväksytty, kirjauksen työaikaan liittyviä tietoja ei saa enää muokata.

Jos tuntikirjaus on laskutettu, kirjauksen laskutukseen liittyviä tietoja ei saa enää muokata.

• Resurssi
  • Resurssi, jolle kirjaus kuuluu. Resurssia ei voi muokata. Tarvittaessa poista kirjaus kokonaan ja luo uusi kirjaus oikealle resurssille.
• Palkkalaji
  • Kirjauksen palkkalaji.
• Päivämäärä
  • Kirjauksen päivämäärä.
• Työaika
  • Kirjauksen työaika.
• Tehtävä
  • Tehtävä, johon kirjaus liittyy.
  • Tehtävää ei voi muokata Tehtävät-näkymän kautta, mutta Resurssit - Tuntikirjaukset -näkymän kautta voit siirtää kirjauksen eri tehtävälle tai tyhjentää tehtävä-kentän.
  • Jos kirjaus ei liity mihinkään tehtävään, ei kirjausta myöskään voi laskuttaa, eli kirjaus on ns. sisäistä työtä.
  • Tehtävä-kenttä toimii hakukenttänä ja hakee tehtävän numerosta, kuvauksesta ja toimitusasiakkaasta.
• Laskutettava työaika
  • Kirjauksen laskutettava työaika.
  • Huomioi, että laskutettava työaika voi erota resurssin palkanmaksun perusteena olevasta työajasta.
  • Jos kirjaus on laskutettu, kenttää ei voi enää muokata.
• Laskutuskerroin
  • Kirjauksen laskutuskerroin.
  • Jos kirjaus on laskutettu, kenttää ei voi enää muokata.
• Yhteenveto asiakkaalle
  • Asiakkaalle laskulla näkyvä yhteenveto.
  • Jos kirjaus on laskutettu, kenttää ei voi enää muokata.
• Sisäinen muistio
  • Sisäiseen käyttöön tarkoitettu tarkempi muistio.
• Tarkastettava
  • Palkkalajisäännöstössä määritellään milloin kirjaukselle asetetaan tarkastettava-lippu päälle. Hyvä tapa voi olla esimerkiksi asettaa tarkastettava lippu päälle automaattisesti Ylityö-palkkalajeille, jolloin kirjaus näkyy punaisella fontilla ja kiinnittää tuntikirjausten tarkastajan huomion.
  • Kun olet tarkastanut kirjauksen, voit ottaa Tarkastettava-lipun pois päältä tai jättää sen päälle.