Admicom Flexiin voi tuoda integraatiolla ostolaskuja tai ostotilausvahvistuksia toisesta järjestelmästä. Järjestelmä voi olla esimerkiksi taloushallinnon järjestelmä tai LVISNet, integraatio voidaan toteuttaa myös muihin järjestelmiin tarvittaessa.

Tässä ohjeessa puhutaan yleisesti ostoista ja sama ohje koskee sekä ostolaskuja että ostotilausvahvistuksia.

Ostojen kohdistamisen avulla voidaan kohdistaa ostolaskun tai ostotilausvahvistuksen rivit oikealle tehtävälle Flexissä.

Jos Ostot-osio ei näy teillä ja haluatte sen käyttöönne, ota yhteyttä tukeemme tuki@hillava.com.

Ostojen tarkastelu

• Näet kaikki Flexiin tuodut ostolaskut ja ostotilausvahvistukset Ostot-näkymässä.
• Ostolaskujen ja ostotilausvahvistusten oletusprosessi on Vastaanotettu > Käsitelty.
  • Kun ostolasku tai ostotilausvahvistus tuodaan Flexiin, sen tila on Vastaanotettu.
  • Kun olet tarkastanut rivit ja kohdistanut ne oikealle tehtävälle, kuittaa ostolasku tai ostotilausvahvistus käsitellyksi.

Mitä kohdistaminen tarkoittaa?

Ostorivin kohdistaminen tehtävälle tarkoittaa käytännössä sitä, että Flexin tehtävälle luodaan ostorivin mukainen tarvikekirjaus.

• Tehtävän tarvikkeen suunniteltu määrä on se määrä, joka ostorivillä on.
• Tehtävän tarvikkeen toimitettu määrä on sama kuin suunniteltu määrä. Työntekijän tulee tehtävän suorituksen yhteydessä päivittää toimitettu määrä oikeaksi.
• Veroton ostohinta yhteensä on ostorivin mukainen veroton ostohinta.
• Tehtävällä Tarvikkeet-välilehdellä näet tarvikkeen Viite-sarakkeessa sen ostolaskun numeron, jolta tarvike on kohdistettu tehtävälle.

Jos tehtävä on jo kuitattu valmiiksi, tarvikekirjaus näkyy tehtävällä "Tarkastettava"-leimalla ja punaisena, jotta laskuttaja kiinnittää riviin erityistä huomiota.

Kohdistaminen automaattisesti

Kohdistaminen tapahtuu viitteiden avulla. Joko koko lasku ja sen kaikki rivit kohdistuvat laskun päätasolla viite kentässä ilmoitettuun tehtävänumeroon tai rivikohtaisten viitteiden mukaan erillisiin tehtäviin. Rivikohtaisen kohdistuksen kannalta on oleellista, että integraation tukee rivikohtaisia viitteitä.

• Kun ostointegraatio on käytössä, ostorivit kohdistetaan aina automaattisesti mikäli mahdollista.
• Automaattinen kohdistaminen edellyttää, että Hillavaan on luotu toimittajat. Lue ohje toimittajien luonnista täältä.
• Rivi voidaan kohdistaa automaattisesti silloin kun:
  • Toimittaja löytyy Flexistä. 
  • Rivin "Myyjän tuotenumero" -numerolla löytyy myös Flexistä yksilöllinen tuote.
  • Flexistä löytyy rivin Viite-kenttää vastaava tehtävänumero.
  • Rivin määrä on suurempi kuin 0 (eikä tyhjä)

 Mikäli integraatiossa (kuten esim. Netvisor) ei haeta rivikohtaisia viitteitä, kohdistuu koko lasku laskun päätasolla ilmoitettuun tehtävään.  Etenkin koontilaskuissa automaattinen kohdistus ei ole mahdollista, jos integraatio ei tuo rivikohtaisia viitteitä. Kohdistus on näiden kohdalla tehtävä jälkikäteen käsin.

Kohdistaminen käsin

1. Mene Ostot-näkymään.
2. Avaa ostotilausvahvistus tai ostolasku, jonka haluat kohdistaa.
3. Kohdista rivit oikealle tuotteelle.
   1. Valitse rivi/rivit, jonka haluat kohdistaa. 
   2. Valitse vasemmasta alareunasta "Yhdistä tuotteeseen".
   3. Valitse avautuvassa ikkunassa oikea tuote.
4. Kohdista rivit oikealle tehtävälle. (Huom: rivin pitää olla kohdistettu tuotteelle, jotta sen voi kohdistaa tehtävälle)
   1. Valitse rivi/rivit, jonka haluat kohdistaa. 
   2. Valitse vasemmasta alareunasta "Kohdista tehtävään".
   3. Valitse avautuvassa ikkunassa oikea tehtävä.

Voit valita useita rivejä kerrallaan valitsemalla rivit Ctrl tai Shift pohjassa. Kohdistus on mahdollista vain riveille, joiden määrä on suurempi kuin 0. Rivit joiden määrä on 0 tai tyhjä ei huomioida kohdistuksessa - kun kaikki rivit, joiden määrä on suurempi kuin 0 on kohdistettu, kuitataan ostot kohdistetuiksi (rivi muuttuu hakunäkymässä punaisesta mustaksi).

Kohdistuksen poistaminen

Kohdistuksen poistaminen poistaa tarvikekirjauksen automaattisesti myös tehtävältä.

1. Avaa ostotilausvahvistus tai ostolasku, jonka kohdistuksen haluat poistaa.
   1. Valitse rivi/rivit, jonka kohdistuksen haluat poistaa. 
   2. Valitse vasemmasta alareunasta "Poista kohdistus".