Procountor ostolaskuintegraatio ja hyväksyntätiedon vienti

Procountorista voidaan tuoda ostolaskut Hillavaan kulujen kohdistamista ja/tai läpilaskuttamista varten. Ostolasku ja -rivikohtaiset viitteet seuraavat mukana, mikäli sellaiset verkkolaskuista löytyvät. Ostojen kohdistamista oikeille tehtäville voidaan Hillavan päässä myös automatisoida. 

Ostolaskujen hyväksyntä voidaan tehdä jo Procountorissa, jolloin kaikki hyväksytyt ostolaskut tuodaan Hillavaan. Vaihtoehtoisesti Procountorista voidaan tuoda Hillavaan käsittelyssä olevat ostolaskut, joiden hyväksyjäksi on asetettu tieto siitä, että hyväksyntä tehdään Hillavassa. Tällöin ostolaskun hyväksyntä tehdään Hillavassa ja tieto hyväksynnästä viedään Procountoriin.

Jos haluat integraation käyttöön, ota yhteyttä tuki@hillava.com. Integraation käytöstä tulee erillinen kulu.

Hyväksytyt ostolaskut haetaan Procountorista 15 minuutin välein.

Verkkolaskuina tulleiden ostolaskujen osalta Hillavaan tuodaan laskurivit. Muun kanavan (esim. skannauspalvelu) kautta tulleiden ostolaskujen osalta rivitietoja ei valitettavasti saada, mutta ostolaskun mukana Hillavaan tuleva laskun pdf-kuva helpottaa käsittelyä.

Ostolaskujen hyväksyntä

Hillavaan voidaan tuoda vain ne ostolaskut, joiden hyväksyjäksi on asetettu Procountorissa tietty hyväksyjä (Hillava-hyväksyjä). Integraatiossa Hillavaan tuodaan vain ne ostolaskut, joilla on tämä määritelty hyväksyjä. Ostolasku tarkastetaan Hillavassa ja hyväksyntätieto viedään Procountoriin. Katso myös erillinen ohje ostolaskun dimensiotietojen viennistä täältä. 

Ostojen kohdistaminen

Ostot voidaan kohdistaa Hillavassa automaattisesti tehtävälle kun ostolaskulla tulee tehtävänumero mukana. Tehtävänumero tulisi olla jossakin seuraavissa kentissä, jotta kohdistus voidaan tehdä automaattisesti: 

• Viitenumero
• Tilausviite
• Tarjousviite

Se missä numero ensimmäisenä täsmää Hillavan tehtävänumeroon, poimitaan kaikille ostolaskun riveille tehtäväksi. 

Jos ostolasku on koontilasku useamman tehtävän ostoista niin tällöin kohdistus tehtäville täytyy tehdä manuaalisesti. Enemmän tietoa ostojen kohdistamisesta löydät täältä.