Laskun osoitetietojen hallinta

Muokattu Thu, 04 May 2023 klo 10:04 AM

Hillavassa voi eri tavoin hallita laskulle nousevia asiakastietoja. Tässä ohjeessa kuvataan tarkemmin eri tavat hallita tietoja asiakastietoja, jotta ne nousevat halutusti Hillavan laskulle. Huomioithan, että tässä kuvatut mallit ovat oletusasetuksin käytettävissä. Jos vaikuttaa, ettei teillä toimi vastaavalla tavalla, voitte kysyä tarkennusta tuki@hillava.com millä asetuksilla logiikka teillä toimii. 

Eri taloushallinnoissa on eri tyyppisiä asiakastiedon kenttiä. Näiden tarkemmat kuvaukset mihin mikäkin laskun kenttä siirtyy, löydät ko taloushallinnon myyntilaskun ohjeesta. Täältä löydät eri taloushallinnot ja niiden myyntilasku-integraatioiden tarkemmat kuvaukset. 

 

Asiakkaat

Asiakkaat-valikon kautta ylläpidetään asiakkaan laskutustietoja: laskutusosoitetta mihin halutaan lasku lähettää jos se lähtee kirjeenä, verkkolaskuosoitteita sekä laskutussähköpostia. Jos haluat tiettyyn osoitteeseen lähettää laskun, sen pitää löytyä yhdeltä asiakaskortilta vähintään. 

Asiakaskortin osoitteet

Jos asiakas on esim kuluttaja-asiakas ja hänellä on vain yksi osoite, johon laskun saa lähettää, voit suoraan käyttää asiakaskortin Perustiedot-välilehden Käyntiosoitetta. Tämä oletuksena on pakollinen kenttä asiakkaalle, jotta ainakin joku osoitetieto löytyy asiakkaan takaa. 

Yrityksillä voidaan haluta erotella heidän käyntiosoite erikseen laskutusosoitteesta, esim muuta kirjepostia varten tai hallita heidän pääkonttorin käyntiosoitetta. Tällöin Käyntiosoitteeseen laitetaan osoite, mihin lasku ei tule lähtemään ja Laskutusosoite-välilehdellä saat ruksittua valintaruudun "Käytä erillistä laskutusosoitetta". Tämän kun valitset, saat syötettyä varsinaisen laskutusosoitteen asiakaskortille. 

Laskutusosoitteelle pystyy tällöin antamaan tarkemman yrityksen nimen myös, usein tämä kuitenkin on sama kuin varsinaisen yrityksen. Tässä voidaan erotella c/o nimellinen osoite, mutta tähän on alempana myös toinenkin vaihtoehto. Esim talonyhtiöiden laskut lähtee usein isännöitsijätoimistoon, joka löytyy myös asiakaskorttina. Tällöin c/o tiedon voi hallita kohteen alla. 

 

Laskutusosoitekentät laskulle

Tässä on eroteltuna eri tavat miten laskulle nousevat osoitteet voidaan määritellä ja mikä kenttä siirtyy millä tavoin laskulle. 

 

Käyntiosoite

AsiakaskortillaLaskulla
Asiakkaan nimiLaskutusosoitteen nimi (rivi 1)
Käyntiosoite (rivi 1)Postiosoite (rivi 1)
Käyntiosoite (rivi 2)Postiosoite (rivi 2)

 

Jos käytössä erillinen laskutusosoite

AsiakaskortillaLaskulla
Nimi (rivi 1)Laskutusosoitteen nimi (rivi 1)
Nimi (rivi 2)Laskutusosoitteen nimi (rivi 2)
Laskutusosoite (rivi 1)Postiosoite (rivi 1)
Laskutusosoite (rivi 1)Postiosoite (rivi 2)

 

Jos kohteella määritettynä kauttalaskutus

Asiakaskortilla (kauttalaskutus kohteella)Laskulla
KauttalaskutusnimiLaskutusosoitteen nimi (rivi 1)

Asiakkaan nimi

Laskutusosoitteen nimi (rivi 2)
Käyntiosoite (rivi 1)Postiosoite (rivi 1)
Käyntiosoite (rivi 2)Postiosoite (rivi 2)

 

Jos kohteella määritettynä kauttalaskutus ja asiakkaalle erillinen laskutusosoite

Asiakaskortilla (kauttaslaskutus kohteella)Laskulla
KauttalaskutusnimiLaskutusosoitteen nimi (rivi 1)

Nimi (rivi 1)

Laskutusosoitteen nimi (rivi 2)

Nimi (rivi 2)

Laskutusosoitteen nimi (rivi 3)

Käyntiosoite (rivi 1)Postiosoite (rivi 1)
Käyntiosoite (rivi 2)Postiosoite (rivi 2)

 

Toimitusosoitekentät laskulle

Laskulla pystytään myös informoimaan tehtävän tai urakan toimitusosoite. Tässä on eroteltuna eri tavat toimitusosoitteen määrittelylle ja mihin kenttiin tieto nousee laskulle. 

Toimitusosoite nousee ensisijaisesti kohteelta tehtävälle ja laskulle. Jos tehtävä ei liity kohteeseen tai kohteen osoite on väärä, voidaan osoite määrittää suoraan myös tehtävällä "Toimitustiedot"-välilehdellä. 

Huom! Toimitusosoitteen nimeksi nousee oletuksena kohteen nimi. Tämä kuitenkin voidaan Hillavakohtaisesti määrittää, mikä tieto halutaan nostaa toimitusosoitteen nimeksi laskulle. Jos nimi ei siis mene seuraavaksi kuvattujen sääntöjen mukaan, on teillä tässä eri logiikka käytössä ja tämän voitte varmistaa pääkäyttäjältänne tai tuki@hillava.com palvelun kautta. 

Huom! Mahdollista on myös, ettei tehtävällä ole pakollisena tehtävän kohde. Tällöin jos kohde jätetään valitsematta, pitää toimitustiedot-välilehdellä aina valita toimitusasiakas tai täyttää toimitusosoitekentät. 

 

Kohteen toimitusosoite

Kohteella

Laskulla (Toimitustiedot-välilehti)
Kohteen nimiNimi (rivi 1)
Toimitusosoite (rivi 1)Osoiterivit (rivi 1)
Toimitusosoite (rivi 2)Osoiterivit (rivi 2)

 

Tehtävällä määritettynä tehtäväkohtainen toimitusosoite

TehtävälläLaskulla (Toimitustiedot-välilehti)
Kohteen nimiNimi (rivi 1)
Toimitusosoite (rivi 1)Osoiterivit (rivi 1)
Toimitusosoite (rivi 2)Osoiterivit (rivi 2)